Zakres prac, na które składa się projekt, możemy podzielić na pięć etapów: planowanie projektu, dobór zespołu projektowego, organizacja spotkań mających na celu prezentację wyników prac projektowych, stały monitoring oraz ewaluacja realizacji projektu oraz zakończenie projektu.
Co powinniśmy uwzględnić podczas poszczególnych etapów?
Kiedy planujemy projekt, powinniśmy przede wszystkim zdefiniować jego cel oraz założenia. Następnie przechodzimy do określenia zakresu oraz skutków. Z należytą starannością powinniśmy opracować harmonogram oraz budżet projektu. Podczas etapu planowania nie zapominajmy o uwzględnieniu ryzyka.
Ukończywszy pierwszy etap, możemy podejść do etapu drugiego, jakim jest dobór zespołu projektowego. Przede wszystkim należy rozpocząć od wnikliwej analizy wymaganych zasobów ludzkich. Po analizie możemy przystąpić do planowania pozyskiwania tychże zasobów. Zakładając, że nasz plan i jego realizacja zakończyła się powodzeniem, przechodzimy do opracowania planu organizacyjnego. Jedną z ważniejszych składowych tego planu jest strategia komunikacji, a zaraz za nią – strategia rozwiązywania konfliktów. Do naszych zadań, jako osób kierujących projektem, w tym momencie należy również motywowanie członków zespołu projektowego oraz koordynowanie pracy.
Na tym etapie projektu jesteśmy zobowiązani do organizowania spotkań i prezentacji wyników prac projektowych. Stale monitorujemy oraz ewaluujemy realizację projektu, w tym śledzimy wykonanie budżetu oraz czuwamy nad przebiegiem prac zgodnym z harmonogramem.
Na koniec pozostaje nam realizacja etapu, jakim jest zakończenie projektu. Należy sporządzić sprawozdanie z wykonanego projektu (księgę projektu) oraz… świętować sukces!